О кадровой документации, ее видах, порядке оформления, и ответственности

О кадровой документации, ее видах, порядке оформления, и ответственности

После непродолжительного перерыва продолжаю публиковать интересную и полезную информацию от знакомых юристов. На этот раз хочу поделиться большой статьей о кадровой документации для бизнесменов, как работодателей. Дальше по тексту – все полезности и подробности. Рекомендую к прочтению, даже если у вас всего один работник и он – вы сами.

Эту информацию для публикации я получил от руководителя юридической компании «Эксперт-Юрист» из Иркутска. Публикуется с минимумом редакционных правок. Есть файл для скачивания – сравнительная таблица документации по кадрам для предприятия (бизнеса).

Все материалы на юридическую тематику на нашем блоге доступны по тегу: Юристы и право. Полное название статьи:

О кадровой документации, ее видах, порядке оформления, и ответственности за ее отсутствие или ненадлежащее оформление.

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.

Многие предприниматели пытаются оформить все необходимые кадровые документы своими силами, используя некорректно составленные шаблоны из сети Интернет. В итоге — отсутствие многих необходимых документов и грубейшие ошибки в имеющейся кадровой документации.

Золото
Фото с сайта pixabay.com

Кадровая документация. Что это такое и с чем ее едят

Теория управления бизнесом утверждает, что эффективность деятельности предприятия на три четверти зависит от качества администрирования, которое включает в себя работу, во-первых: с кадрами, а во-вторых — с документами.

 

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Кадровую документацию можно разделить на три основных раздела:

I. Документация по личному составу работников
  1. Распорядительные документы (Приказы, распоряжения)
  2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность (Трудовые договоры, Трудовые книжки)
  3. Информационно-расчетные документы (Личная карточка работника, табеля, штатное расписание, командировочные документы …)
  4. Внутренняя служебная переписка (заявления работников о приеме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении,…)
II. Внутренние нормативные акты по труду

Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение о премировании, Должностные инструкции работников, Договоры о полной материальной ответственности…

III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов

Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним, Книга регистрации трудовых договоров, Книга регистрация кадровых приказов, Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами, Журнал регистрации проверок контролирующих органов…

В таблице по этой ссылке приведены некоторые виды кадровых документов со ссылкой на нормы права, которыми она предусмотрены, и рекомендациями к оформлению.

Деньги и время
Фото с сайта pixabay.com

На каком основании, позвольте спросить?…

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее ТК РФ).

Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки — ст. 66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 ТК РФ. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами (в частности, положение о персональных данных — Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»).

Вообще, существует Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее ГОСТ Р 51141-98), который устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом «делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Соответственно, кадровое делопроизводство — это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

То есть Кадровая документация – это совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов в рамках трудовых отношений.

В статье 15 ТК РФ установлено общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве:

«Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором».

Кроме того необходимо помнить о бухгалтерском учете! Согласно Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все действия в ходе деятельности предприятия оформляются первичными учетными документами. То есть все действия предприятия в рамках трудовых отношений в сотрудником должны быть в обязательном порядке оформлены документами первичной бухгалтерской отчетности. А они в свою очередь составляются по утвержденным формам.

Молоточек
Фото с сайта pixabay.com

Юридическая значимость и немного о наказании

Основное нарушение, которое чаще всего допускается в кадровом делопроизводстве, — это отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации. За такую провинность предусмотрена административная ответственность, установленная ст. 5.27 КоАП РФ.

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц — в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования
  • юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
  • на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Если вас застанут за данным правонарушением повторно, то кроме значительного увеличения штрафа вам может грозить дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

За фактическое допущение к работе, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (работа без заключения трудового договора), так же предусмотрена ответственность в виде штрафа:

  • на граждан — в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей;
  • на должностных лиц — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.

За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем:

  • на должностных лиц — наложение административного штрафа в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей;
  • на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности.

Так, в Постановлении Федерального арбитражного суда (далее ФАС) Северо-Западного округа от 22 декабря 2005 года по делу №А42-13891/04-13 суд удовлетворил иск о взыскании задолженности по договору поставки, сделав обоснованный вывод о наличии у лица, производившего приемку товара, таких полномочий, как осуществление действий от имени ответчика, поскольку согласно должностной инструкции приемка товара входила в круг обязанностей данного лица.

Кроме того, некоторые кадровые документы, необходимы для уменьшения налогооблагаемой базы или подтверждения права на налоговые льготы.

Например, организация для подтверждения налоговых льгот по налогу на прибыль должна представить следующие кадровые документы: штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.

Больше материалов на юридическую тематику на нашем блоге можно найти по тегу: Юристы и право

Спасибо, что прочитали статью до конца. Буду признателен, если поделитесь ей в социальных сетях!

Делитесь на наших страницах в социальных сетях своими отзывами и комментариями! Подписывайтесь на наши новости и добавляйте сайт в закладки! Каждому подписавшемуся дарим бонус на почту: подробный туристический маршрут в одном из городов Калининградской области! И просто у нас много интересного и полезного!

Небольшие редакторские правки: Vladimir Shveda
Автор: Ирина Долгих, ООО «Эксперт-Юрист»
Фото: pixabay.com